Como fazer a gestão de acesso wifi em eventos

Que a segurança e a eficiência de uma rede wifi são essenciais todos já sabem, assim como a importância de qualificar funcionários ou contar com uma equipe de TI especializada para efetuar uma boa gestão de wifi, que deve ser criteriosa para garantir a segurança da informação em eventos, conferências, congressos, exposições, seminários, etc.

O acesso à internet por rede wireless é considerado indispensável para o sucesso de eventos, principalmente pelas limitações de sinal e do custo de dados de planos de smartphones. Um evento de sucesso pode disponibilizar acesso wifi até mesmo para divulgar a atividade e as empresas envolvidas, gerando maior credibilidade quando o ambiente virtual é eficiente e seguro.

Mas como montar a estrutura de uma rede wifi estável e adequada para as necessidades do evento e de seus usuários? Como possibilitar negócios e oportunidades para os participantes de um evento através da rede wireless segura?  

Wifi para eventos: como definir a estrutura

Para definir a estrutura necessária para a rede wifi devemos considerar o público alvo tanto em quantidade de usuários quanto em tipos de acessos que utilizam, assim como os ambientes desejados para acessos, como salas de reuniões e de palestras.

Os pacotes de serviços e soluções wifi aumentam de custo em relação a complexidade da rede, porém é essencial a maior cobertura de sinal wireless, o acesso gratuito para participantes e a segurança nas transmissões de dados.

Em locais com diversos ambientes há maior custo de infraestrutura necessária para o bom funcionamento de uma rede wifi. Assim, nos eventos que contam com salões de palestras e de reuniões, áreas de coffee break e de descanso, banheiros e outros ambientes, torna-se necessária a implementação de pontos de acesso para repetir e ampliar o sinal wireless.

Quantos participantes são esperados para o evento? Esta é uma questão primordial, que define o planejamento de custos com materiais, profissionais e consumos de energia e outros recursos.

Qual é o tipo de evento? O perfil esperado dos participantes tem relação com o tipo de evento, gerando demandas específicas que devem ser consideradas no planejamento de rede wifi.

Por exemplo, em eventos corporativos as equipes disponibilizam arquivos para download em outros dispositivos conectados à rede, além dos acessos à mídias sociais, streaming e Internet das Coisas, demandando maior capacidade, velocidade e estabilidade de conexão.


A internet temporária para eventos

Como os eventos ocorrem durante um período e não continuamente, a gestão de acesso wifi determina que o plano de internet também deve ser temporário. Assim, o custo é relativo ao período de necessidade e não ocorrem desperdícios de se pagar por transmissão de dados não realizada. Porém, deve-se garantir a eficiência e a segurança da rede wifi e da internet.

Quando o local do evento tem provedor exclusivo de internet podemos avaliar seu uso para alguns fins, porém não para todos, pois pode não apresentar níveis de controle adequados para o evento, pois criar grupos com diferentes limites de acesso e rastreamento de usuários pode não ser possível, tornando a rede insegura e incompleta para eventos corporativos. Ainda, se a internet foi instável, os participantes deverão responsabilizar o evento e não os gestores do local.

O aluguel de internet para eventos é uma solução possível e pode ser planejado com a estimativa de banda e as áreas de cobertura necessárias para o tipo de evento, além do público-alvo, a quantidade de pessoas e dispositivos conectados, os limites entre ambientes, etc. Para selecionar uma locadora e um pacote de maior confiabilidade e melhor custo-benefício para o evento, devemos comparar as locadoras de internet.

As indicações de conhecidos ou de consumidores são importantes no momento da seleção da internet contratada para o evento. Os canais de avaliações de produtos e serviços, como o Reclame Aqui permitem saber alguns problemas que podem ter ocorrido com o provedor ou prestador de serviços de disponibilidade de internet.

São condições indispensáveis na seleção da internet para eventos: analisar condições e planos disponíveis, considerar a qualidade do atendimento,

O evento na rede

A participação da gestão do evento no wifi torna a rede integrada e não somente para lazer. Assim, a empresa deve se comunicar nas mídias sociais com seus propósitos utilizando linguagem digital comum aos participantes. Promover a participação é fundamental para manter o foco no evento e seus desdobramentos.

Também é essencial a gestão de rede wifi eficiente realizar uma automação em marketing em múltiplos canais, integrar o evento à economia do compartilhamento (ex.: Airbnb e Uber), às ferramentas de networking (ex.: grupos de WhatsApp e Facebook) e ao ticketing, (ex.: “confirmar” em evento no Facebook); e aplicar questionários digitais para os participantes (ex.: SurveyMonkey ou sli.do, que é integrado ao aplicativo gerado para o evento).

Eventos digitais

Os eventos que integram suas informações de calendário, áreas que ocupam e apresentam quantas vezes foram acessados digitalmente ou visitados presencialmente mantém a relação do evento com seus participantes, além de gerar relatórios para a gestão da rede e do evento.

Nos ambientes de relacionamento digital entre participantes, stands e outras apresentações do evento é possível transmitir as informações antes expostas em materiais impressos.

Um exemplo de gestão de evento em ambiente virtual é a implantação de um equipamento TagPoint Beacon, que se comunica com smartphones e tablets dos participantes.

Gestão de acesso wifi em eventos: tipo de internet

Os eventos que planejam rede wifi com internet temporária devem avaliar as possíveis instabilidades de conexões e buscar a maior cobertura com qualidade na transmissão de dados, a fim de aumentar a credibilidade de seus participantes e a eficiência na transmissão de dados. Escolher o tipo de internet mais robusta também é tarefa da gestão de acesso wifi.

A internet considerada mais robusta é a de fibra ótica, que se for utilizada para grandes eventos deve estar de acordo a Resolução nº 635, de 9 de maio de 2014, e outras da Agência Nacional de Telecomunicações (ANATEL), além das demais aplicáveis a todos os eventos: a Lei Geral das Telecomunicações e as certificações dos equipamentos utilizados.

Como a internet via fibra ótica demanda um provedor, este pode ser um dos colaboradores do evento, como estratégia de marketing e de melhor resposta dos participantes.

As conexões via smartphones (3G e 4G) e via satélite aparecem como alternativas de menor custo e podem ser estáveis. Ainda podem ser contratadas em pacotes com locação de dispositivos móveis, como smartphones e óculos de realidade virtual. 

Sistema hotspot

Os ambientes geralmente públicos que disponibilizam internet constante, de acesso wifi livre ou controlado por senha e cobrança, como cafeterias, bares, restaurantes, hotéis e aeroportos, são considerados sistemas hotspot, assim como os smartphones que compartilham sua internet e as redes wifi em eventos.

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